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【汪洱】金字塔结构在商务写作中的应用【高清】

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类型:培训

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【汪洱】金字塔结构在商务写作中的应用【高清】

PTC032602-如何纵向搭建金字塔结构
 
学习导航
通过学习本课程,你将能够:
● 运用自上而下的金字塔结构进行表达;
● 掌握常见商务公文的主要内容;
● 学会自下而上进行思考;
● 了解逻辑树以及POP结构;
● 做到清晰有序地完成一次演讲。
 
 
如何纵向搭建金字塔结构
一、自上而下表达
1.与受众对话,回答所有疑问
自上而下表达,就是与受众对话,回答听众的疑问。
 
【案例】
马被当作宠物养
要做一个主题是马应当被当作宠物来养的演讲。听到这个新观点,听众可能会有三大类疑问:是什么、为什么和怎么做。此外,还有对比一项。
因此,演讲就分为四章:
第一章,是什么。哪些马可以当宠物养,包括毛色、体型、性格等。
第二章,为什么要养马。养马的好处及不养的风险和损失,利益包括精神和经济两方面。人有追求快乐和远离痛苦的两面性,而且远离痛苦的动力是追求快乐的动力的四倍,因此不仅要讲好处还要讲不这样做的坏处,向领导请示、卖产品时都可以运用此原理。
第三章,怎么做。包括人、投资、地点、流程,并指明在幼年、成年和老年不同流程中应如何做。
第四章,好不好。把养马与养猴、养猪、养狗等作对比,比较优劣势。
 
自上而下表达时,要逐级回答听众的疑问,提出中心思想。听众有疑问,二级思想回答完听众又产生新的疑问,三级思想继续回答,直到一篇文章或一次演讲做完。逻辑严谨,思维缜密,不是穷尽自己想说的,而是穷尽听众想听的。因此自上而下表达,就是穷尽听众的所有疑问。
如搞活动,在向领导审批时,要包括是什么、为什么、怎么做以及好不好四部分,这样能回答对方的大部分疑问。由于受众不同,其关注点和利益点也不一样,因此要根据受众的需求点和关注点,调整报告的顺序和权重。
2.卖主张要挖掘需求,突出利益
 
图1 挖掘需求、突出利益示意图
 
卖主张时要挖掘需求,突出利益。如图1所示。
 挖掘需求(SPIN)
比如,企业中存在这样一种状况:现状是人人需要写和说,问题是说不清也讲不清,影响是降低效率,需求是要做逻辑思维培训。这就是SPIN。
 突出利益(FABE)
FABE是卖产品用的结构,卖思想、卖主张也要用该结构,包括特点、作用和优势、利益、证据。其中,证据主要从三个方面发掘,绝对数值、名人名言评价以及证书荣誉奖励。要注意区分作用、利益和优势,作用是产品、主张等的用途,利益是客户能够感受到的好处,优势是与对手相比更好在哪里。
3.写作的金字塔结构
 
图2 写作的金字塔结构
 
如图2所示,如果写作时运用金字塔结构,要先说主题思想,然后是章节、段落和句子。一篇文章支持一个思想,上一层思想是下一层思想的总结和概括,下一层思想是上一层思想的解释和支撑。一篇文章或一次讲话都是小金字塔搭乘中金字塔,再搭乘大金字塔。
 
【案例】
张某转正的请示
张某试用期三个月,在这三个月中,他做了很多事,完成了业绩指标。综合他各方面的表现,领导决定请示上级让张某转载。
图3 关于张某转正的请示1
 
如图3所示,评价人通常都是从德、能、勤、绩四个方面考察。德的方面,可以说责任心强,服务意识强,工作认真,乐于助人,有耐心,有团队精神,心理素质好;能力方面,要包括学历背景好,业务能力强,创新有见地,沟通能力强,能够独当一面;勤的方面,包括保证出勤,加班工作;绩的方面,包括保质保量完成任务,建立客户关系。总分总结构,既要有论据,还要有论点,第一让人知道自己的想法,第二想让对方做什么。此外,评价一个人还有其他分法,但大的分类是德、能、勤、绩四个方面。
 
图4 关于张某转正的申请2
 
如图5所示,如果按硬件、软件分类,硬件是指张某导背景,软件是张某的工作表现。背景,包括简历学历、试用时间和工作表现,这些都足够。工作表现,包括态度、能力和业绩,下一级内容包括工作积极、责任心强、富有耐心、细致认真等。但如果按照对人和对事分类,就会出现交叉和重叠,因此一级标题是素养,二级标题才是对人、对事的方向。
 
图5 关于张某转正的请示3
 
如图5所示,除了优点,张某还会有缺点,比如好表现、不善于处理同事关系、经验不足、不了解流程、表达生硬、沟通少等。作为领导,看到小张的缺点时,更想看到的是改进建议,包括提高专业技能、加强同事合作等。此外,完整的结构还要有任职建议和培养建议。
 
4.讲话讲课的金字塔结构
 要话先说,随机应变,收放自如
 
图6 讲课讲话的金字塔结构示意图
 
如图6所示,运用金字塔结构讲话讲课,一般有两种顺序:第一种,“我们将学1、1.1和1.1.1,再学2、2.1、2.1.1,再学3、3.1、3.1.1……”;第二种,“我们将学1、2、3,1中将学1.1、1.2和1.3……”,如此展开。一般而言,人们更喜欢第二种顺序。因此,应先横向再纵向,先戴“大帽子”再戴“中帽子”,再戴“小帽子”,每步都要总分总结构。
在公司汇报中,通常要求十分钟把话说完,此时就有三个选择:第一,加快语速;第二,砍掉一个分支;第三,要浓缩。需要注意到是,不要砍掉分支内容,最好的办法是三种方法共用,但加快语速要适可而止,以防听众跟不上。公众演讲的口诀就是声音要比平时大,语速要比平时慢。除了讲话,还要练习眼神、手势、动作等。浓缩最好的练习就是自我介绍,通常有三分钟、一分钟和三句话三个自我介绍版本。值得注意的是,面对的对象和目的不同,自我介绍的内容也要随之改变。
 提炼标题
标题很重要,提炼一个醒目的好标题有三大要诀:
标题必须有内容。标题必须有信息、有要点,能够总结概括要点,提炼思想精华。
标题要用明确、简单、响亮的词汇或数字。如有一本叫《与成功有约》,5年卖了不到5万册,之后书名改为《高效能人士的七个习惯》,销量超过了100万册。这就是标题的力量,读者喜欢准确、简练、新颖、直接、贴切的词汇做书名,没人喜欢听大话、空话和套话。
用主谓宾陈述句、正装句。标题要用正装句,包括主谓宾、动宾结构或含有动词的短语。标题含有动词就会生动,以免平淡。此外,还要用口号式语言。
 好标题要有信息、内容
 
图7 两类标题的对比
 
如图7所示,左右两种标题相比,显然右边的标题更好。左边的标题只有业绩、成本等类别,没有信息和内容。好标题要有信息、有内容,比如“修身齐家治国平天下”“为人民服务”“愚公移山”都是动宾结构,“保护合法收入”“调节过高收入”“取缔灰色收入”都是口号式语言。但不要把动词变成名词,比如“我负责2011年工作总结的撰写”与“我负责撰写2011年工作总结”相比,人们更喜欢后者。第一个句子把动词变成了名词,是倒装句,第二个句子是正装句。最有力度的句子是正装句、口号式语言,使动词在前,名词在后。因此好标题的标准是有信息有内容,标题好看人才会看正文,标题不好看一般就不会看正文。
 
图8 电子邮件和文件命名的标题
 
如图8所示,电子邮件的主题栏有三项内容,收件人、什么事和发件人。给文件命名,应用What、Who、When结构,即什么事、谁写的以及何时写的。邮件主题、文件命名遵循统一、科学的标准,使工作高效、有序进行。
5.几种商务公文的主要内容
通知就是告知,通告是针对重大事项、奖惩,通报是表彰先进、批评错误、传达重要事件时使用。报告是向上级汇报,注意中间不要夹带请示内容,一文一事;请示要求回复,因此之前要充分沟通,但报告可以不回复。意见是提出自己的看法和处理办法,函是不相隶属的平行单位间的公文,有隶属关系的叫通知,商务文书中最常写的是会议纪要。
 培训计划
一个完整的培训计划通常包括如下内容:
第一,培训需求。为什么要做此培训,如员工沟通能力差、新员工不了解流程等。
第二,培训目标。如掌握某些知识、学会某些技能、解决某些问题、达到某些效果。
第三,培训内容。只要是培训,就包括知识、技能和观念三项内容。知识类课程包括宏观经济、微观经济、公司的规章制度、业务流程等;技能类课程包括金字塔原理、逻辑思维、外语、办公设备操作、写作演讲等;观念类课程是指提供责任心和工作热情、有关企业文化的课。
第四,培训方式。培训方式有五大类,即讲解、案例、讨论、游戏以及情景模拟。
第五,培训要求。比如哪些人、哪个部门可以或者必须参加等。
此外,培训计划还包括培训师、培训组织部门、培训预算、培训时间和地点等,以及培训效果的评估和后续追踪等内容。
 工作总结
工作总结一定要有创新点和亮点,因为领导最感兴趣的是员工的突出业绩,而不是常规业绩。工作总结还要写数量方面的成绩,包括个人发展的成绩、客户的成绩、技术的成绩等。此外,还要写总结的经验教训。
工作总结的标题通常是由作者、事由、文种组成,或者是作者、时间和文种,比如“张三某项目工作总结”或者“张三2011年工作总结”,也可以是作者、事由、时间、文种。因此,工作总结最简单的就是成绩、行动和措施、不足及改进三项内容,复杂的总结还要另加价值、经验教训和体会两项内容。
 方案、建议、计划等
方案建议模板包括四大内容,分别是背景、任务及标准、措施及行动、考评及奖惩。只要写方案,就应把目标作为主标题或摘要,还要加“营销方案”或者“建议”几个字。
经营分析报告的结构是概况、业绩、任务和工作、问题和措施、未来的目标和计划、需要的资源及风险。
营销计划应包括营销的背景和目的、营销的具体产品、营销的目标、措施和进度、营销的宣传口号、奖惩机制、风险预案、活动方案。
金融业的业务规划结构为背景、规划的具体内容、将采取的措施、需要的资源、面临的风险。
 报告
调研报告和分析报告的区别是,调研报告面向过去,分析报告面向未来。这种报告应该采用总分总结构,分析报告都包括需求分析、现状分析、未来趋势的分析。
调研报告。调研报告的结构:第一,背景,为什么要做此调研;第二,目的,调研时想了解什么;第三,调研的具体内容,做哪些内容能够达到目的;第四,调研的范围和对象,横向是调研的范围,纵向是深度;第五,调研方法,包括调查问卷、街头调查还是入户调查、电话还是面谈等;第六,调研结果的统计方法以及验证结果的正确性,这决定了调研结果的可靠性、科学性和有效性;第七,调研的结论以及得出的建议。
分析报告。需求分析包括需求分析的对象以及对象的范围和程度,应先看结论,需要什么、为什么需要,然后才是此分析报告的方法措施。
现状分析报告最常用的是问题分析报告,其结构为:第一,明确界定问题的范围和程度;第二,问题产生的影响;第三,产生问题的原因,通常从管理、经营、运营等主观原因以及环境、政策、经济等客观原因分析;第四,想要达成的目标及措施;第五,资源;第六,未来可能面临的风险。
立项报告的结构是立项的背景、立项的必要性和紧迫性、可行性和可操作性、立项的目标和计划以及资源、风险。
分析报告最简单的结构是三部分,即提出问题、分析问题和解决问题。
 请示
请示的结构。请示的结构为:第一,干什么事;第二,要什么;第三,怎么用,或者带来的利益和价值以及如果不批将面临的痛苦;第四,什么时间要。另外,请示和通知都要有“关于”二字。请示中应强调要求答复的内容,说明要求答复的时间。如果一份请示群发出去要把需要落实和操作的放在主送,需要备案和知晓的放在抄送,因此要明确收件人和答复时间。最后还要有落款“以上请示妥否,请予批示”以及申请人和日期。
引起领导重视的方法。有时领导不批是因为不重视,引起领导重视有几个办法:第一,最强势的办法是五日之内应当予以批准,如果五日内不回复就视为同意;第二,客观、柔和地强调重要性和紧迫性;第三,有区分地限定时间,比如三天、五天、七天,强调重要性和紧迫性。
比如,关于加薪的请示,通常的理由,比如通胀、行业工资水平、生活成本高等并不能真正打动领导,能够打动领导的加薪理由:如加薪能够创造更多业绩、降低员工流失率、增加员工归属感、稳定性。所以,一定要投其所好,采用能够打动对方的利益点,软硬兼施,威逼利诱。因此请示的结构包括请示的理由、请示的内容、请示的要求和目的以及结束语。
 通知
会议通知。会议通知的结构包括开会内容、时间、地点、参会人员、会议议题和流程、会议目标以及会议联系人。值得注意的是,一定要写上会议的目标才能提高会议的效果。此外,还有会前的准备,会中要求着装、发言、资料,会后要求追踪、落实。
活动通知。活动通知包括活动内容、活动的目的和意义、时间、地点、人员、活动流程、规则及注意事项,要求、发件人、签发人、日期。需要主要的是,活动通知不要忘了联系人和集合地点、返程时间,这影响人们是否参加此次活动。
通知的格式及具体事项。通知的标题是发文单位事由和文种,文种就是“通知”,事由是发文缘由。通知的具体事项包括执行的要求和生效时间,结束语和寄语。
 会议纪要
会议纪要有参会人员和未参会人员两种人,如果受众是参会人员,会议纪要的格式是:第一,决议;第二,自己的发言;第三,领导的发言;第四,自己后续应当执行和操作的任务目标。如果受众是未参会人员,会议纪要的格式为:第一,参加人,尤其是其中的大领导;第二,会议的主题和决议;第三,领导讲话;第四,与己相关的。
会议纪要不是记录,凡是没有达成决议的可以不记,但会议达成的决议决定务必完整准确。另外,领导要求和后续需采取的措施都要记录,时间、地点、人物、流程只写摘要即可。会议纪要常用的三个词汇是讨论、强调、决定。会议纪要与会议记录的区别是,会议纪要具有法律效力,与会双方签字盖章,与合同具有同等效力。
 
二、自下而上思考
1.自下而上思考,搭建结构三步
 
图9 自下而上思考工具示意图
 
当思路不清,不知道说什么、怎么说时,人们可以自下而上思考。自下而上思考分三步:
第一步,找出要点,列出所有要点和要素;
第二步,找出关系,找出各要点之间的逻辑关系、归类分组;
第三步,得出结论,总结概括要点,提炼思想精华。
 
【案例】
开饼摊
 
图10 开饼摊的自下而上思考
 
如果想在北京开一个煎饼摊,应从以下方面着手:
第一步,应列出所有要点,包括店面、技术、进货、定位、定价、人员、执照、卫生、城管、名字、口味、消费群分类、发展连锁、形象设计、资金来源、原材料、品牌推广、城管等。
第二步,找出各要点之间的关系,按照组织信息的时间顺序,有调研、筹备、运营、上市四个阶段。调研阶段包括地段、技术、产品定位、定价和消费群分类;筹备阶段包括店面、进货、人员、执照、资金、名字、形象设计;运营阶段包括进货、卫生、人员培训和考核、生产加工、品牌推广;上市阶段包括发展连锁、兼并收购、上市融资。按空间顺序信息组织的方式,也可以分为战略、财务、人力资源、市场营销四章。
 
当撰写商务文书有素材、思路,不知道如何组织材料时,就要用自下而上思考这个工具。
2.逻辑树
人们在准备发言时,经常会遇到以下三种情况:一是忘词,大脑一片空白;二是次要内容和重要内容想同时往外说;三是被别人干扰和打断。当遇到这三种情况时,就要用逻辑树工具,这个工具是解决问题的思考工具及做复杂呈现的工具。
 
图11 逻辑树工具示意图
 
如图11所示,这是一个主题是竞争分析的逻辑树,分别从优势、劣势及措施三方面进行分析。优势包括内部优势和外部优势,内部优势包括机制、流程以及人的素质、理念;外部优势包括品牌和客户,客户包括高端和低端。劣势包括渠道、产品、服务,其中产品包括品种和价格。措施包括对内和对外,对内包括近期和远期,对外包括机构和个人。
逻辑树的好处是能够避免被干扰和忘词,因此要先把逻辑树的树根和树干倒背如流,然后再讲树枝和树叶,先说重要的后说次要的,逐层展开。
逻辑树结构与金字塔结构很像,金字塔结构是封闭式的严谨的条理和层次,而逻辑树鼓励发散想象和创新思维,更适用于解决复杂问题及做长篇演讲,能够帮助回忆树状结构。
3.POP结构
 
图12 POP结构示意图
 
如图12所示,POP结构的第一P指的是Position,即目前所面临的情况和问题;O指的是Options,即所有的解决方案;后面的P是Proposal,即提出的建议。POP分别代表情况、选择、建议,也是总分总结构。
 
要点提示
POP结构即:
①Position——目前所面临的情况和问题;
②Options——所有的解决方案;
③Proposal——提出的建议。
 
4.演讲内容汇总
 有备而去
有备而去应当“备”三个内容,即备人、备内容、备设备。
备人。备人包括备自己和备听众,备自己又包括备自信心、备素材,备听众包括了解受众及目的等。
备内容。备内容包括备数据、素材、PPT和备思想观点、主张,要让听众的注意力在说者本人及所传递的主张上,而不是放在PPT上,不要本末倒置。
备设备。备设备包括备服装、投影仪、电脑、话筒等。
 以受众为中心
受众的利益点。开场时要讲听众的关注点、利益点,而非说者本人认为重要的,先迎合受众方能打动受众。受众不同,关注点也不一样,如果无法判断受众类型,那就迎合最重要、最有影响力的人,还要迎合超过50%的人、多数人的利益。
穷尽听众所有疑问。演讲时可能会被质疑和挑战,因此在准备时要穷尽听众所有的疑问和挑战,做到有备无患。
尊重听众的权力。首先,听众有随时提出疑问和问题并要求及时得到回答的权力。当听众提出疑问时有两种状况,说者知道答案和不知道答案。知道答案当然马上回答,如果不知道答案,提出的问题不是自己的专业,就可以说与主题无关,不必回答。假如听众穷追不舍,非要讨论而自己又没有答案,可以分为四个步骤:第一,接纳认可;第二,采访;第三,总结归纳;第四,反馈。或者可以把该问题作为思考题回去讨论,也可以推荐专家、网站、书。说者一定要尊重听众的权利,避免与听众发生冲突。
其次,听众有反对说者主张的权力。任何观点都有人支持有人反对,反对自己观点也是很正常的。当有人提出反对意见时不必觉得紧张,可以让这个人说出自己的观点,求同存异,并以“有道理”三个字继续下面的讲解。
再次,听众有事先知道主题大纲及将持续时长的权力,并有要求按时结束的权力。听众也有开小差、中途离开的权力,所以让听众想听的唯一办法就是让他愿意听,只能吸引,难以强迫,迎合受众才能打动受众。
 克服紧张情绪
克服紧张情绪有各种办法,包括提示卡、深呼吸、跑步,或者手上拿东西。公众演讲是熟练技能,没有捷径可走,只能自己多加练习。练习的办法是先从非正式场合开始到正式场合,从短到长。
克服紧张情绪还有一些办法。紧张是因为看着别人的眼睛,因此不要看眼睛,要看额头、鼻子、嘴、耳朵、脖子。上台时的眼神有环视、虚视、凝视三种,环视就是从左看到右、从右看到左;虚视是看后面加前面、看两边加中间;凝视是看友好、熟悉的人,这样就不会紧张。还要做一些准备,克服紧张情绪,如提前到场、手上握东西、跑步、喝水等。
 教练式领导
教练式领导一是教、二是练,就是自己说对方听、自己做对方看、对方做自己看。凡是听众知道的,让他们自己说;凡是他们能做的,让他们自己做。
教。了解员工的人数与特点,了解下属的特点,才能因人而异、因材施教。
第一,给工具。如果员工思路不清,就给他提供思路和工具;如果员工演讲时紧张,教练就要做示范,并用同理心和同情心跟他站在同一平台上。此外,还要给对方压力和动力,软硬兼施、威逼利诱。
第二,给启发。启发和引导员工思路,让员工自己得出答案,教练只提问不给答案。
第三,欣赏和批判。人被欣赏成长更快,还是被批评成长更快,要看对方是自卑还是自恋。欣赏和赞扬的区别是,欣赏是发自内心的,表扬则不一定。
练。教练式领导还要做培训、示范,当员工取得初步成功时,要进行挫折教育,设陷阱让他往里跳,让员工感到自己还有缺陷。当员工取得最终成功时,教练要及时鼓励、奖励,包括物质奖励和精神奖励。此外,还要帮他回顾和总结归纳。
 

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